Elektronisches Zeiterfassungssystem

Elektronisches Zeiterfassungssystem

Sehr geehrte Eltern,

ab Montag, den 11.09.2023 werden wir in unserer Kindertageseinrichtung damit beginnen, die Betreuungszeiten Ihrer Kinder elektronisch zu erfassen. Perspektivisch soll die elektronische Zeiterfassung in allen städtischen Kitas eingeführt werden.

Was bedeutet dies konkret?

Die tägliche An- und Abmeldung Ihres Kindes erfolgt durch Sie mit einer elektronischen Zeiterfassungskarte an einem der beiden Terminals in der Kita. Ein Terminal befindet sich am Haupteingang links, das andere Terminal ist in Ebene 0 im Foyer neben dem Speiseplan angebracht. Es ist Ihnen freigestellt, welches der Terminals Sie benutzen.

Wie wird dies praktisch umgesetzt? 

Jede Familie erhält für jedes Kind eine elektronische An- und Abmeldekarte. Auf dem Terminal sehen Sie drei Auswahlmöglichkeiten: „Kommen“, „Gehen“ und „Info“.

Beim Bringen Ihres Kindes drücken Sie am Terminal auf „Kommen“. Anschließend halten Sie die Karte für einen kurzen Moment an das Terminal, Ihr Kind ist somit in der Kita angemeldet.

Für die Krippe gilt: Sie geben die Karte nach dem Einchecken am Terminal zusammen mit Ihrem Krippenkind direkt bei der jeweiligen pädagogischen Fachkraft in der Krippe ab. Beim Abholen übergibt Ihnen die pädagogische Fachkraft Ihr Kind und die Karte.

Für die Familien mit Kindern in den Bereichen BLAU, ORANGE und TÜRKIS gilt: Sie geben die elektronische An- und Abmeldekarte bei der Fachkraft im Bereich bzw. zwischen 7:00 und 9:00 Uhr an der Rezeption ab und erhalten im Gegenzug die „Hauskarte“ Ihres Kindes ausgehändigt. Beim Abholen Ihres Kindes holen Sie die elektronische Karte vor 15:00 Uhr bei der Fachkraft bzw. zwischen 15:00 und 16:30 Uhr an der Rezeption wieder ab. 

Am Terminal melden Sie dann Ihr Kind ab. Sie drücken am Terminal auf „Gehen“ und halten die Chipkarte vor das Terminal, bis ein Piepton erscheint. Ihnen wird die in Anspruch genommene Betreuungszeit angezeigt.

Falls Sie unsicher sind, ob der Vorgang funktioniert hat, wiederholen Sie diesen einfach oder drücken am Terminal auf „Info“ und halten Ihre Karte an. Ihnen wird der aktuelle Status angezeigt.

Entstehen Ihnen Kosten? Wann erhalten Sie die elektronische Karte? 

Es entstehen Ihnen keine Kosten.

Die Ausgabe der elektronischen Karten erfolgt in der Woche vom 11. bis 15.09.2023 gegen Unterschrift an der Rezeption. Auch die Eltern der Krippenkinder kommen dazu bitte einmal an die Rezeption. Wir helfen Ihnen beim ersten Mal beim Umgang mit der Karte. Die Rezeption ist wie gewohnt zwischen 7:00 und 9:00 Uhr sowie zwischen 15:00 und 16:30 Uhr geöffnet. Sollten Sie Ihr Kind vor 7:00 Uhr in die Kita bringen, nehmen Sie sich bitte am Nachmittag die Zeit um uns anzusprechen. Sollten Sie in der kompletten Woche nicht in der Kita sein, ist das auch kein Problem. Sie erhalten die Karte und eine kurze Einweisung nach Ihrer Rückkehr.

Wie sieht eine elektronische Karte aus? 

Auf der Karte befindet sich ein Foto sowie der Vorname Ihres Kindes. Die Karte hat die Größe einer Geldkarte.

Warum wird die Karte tagsüber in der Kita aufbewahrt? 

Zum einen hat dies einen sehr großen Vorteil für Sie: so muss die Karte z.B. nicht von Ihnen an eine andere abholende Person (z.B. Großeltern) vorab übergeben werden. Zum anderen haben wir einen zusätzlichen optischen Nachweis über die anwesenden Kinder. Dies verschafft uns mehr Übersichtlichkeit z.B. in der Abholsituation im Außenbereich oder auch im Evakuierungsfall.

Welche elektronischen Daten sind auf der Karte gespeichert? 

Nur eine Nummer. Erst auf dem Server des Rathauses wird die Nummer der Person Ihres Kindes zugeordnet. Auf der Karte sind keine personenbezogenen Daten gespeichert. 

Gibt es weiterhin die Gruppenbücher?

Ja. Die Gruppenbücher erfüllen weiterhin wichtige Aufgaben. Darin werden weiterhin Urlaubs- und Krankheitszeiten eingetragen sowie Notizen wie „Mittagskind“ oder ähnliches. Weiterhin befinden sich darin alle relevanten Kinderdaten, Namen und Telefonnummern der Abholberechtigten.

Was passiert, wenn Sie Ihre Karte zuhause vergessen haben? 

Es gibt keine Ersatzkarten. Die pädagogischen Fachkräfte tragen in dem Fall händisch die tägliche Bring- und Abholzeit ins Gruppenbuch ein. 

Was passiert, wenn Sie die Karte verlieren? 

Sie melden den Verlust unverzüglich bei der Leitung. Diese löscht die Nummer der Karte im System und lässt eine neue Karte für Sie anfertigen. Für den Übergang tragen die pädagogischen Fachkräfte die tägliche Bring- und Abholzeit händisch ins Gruppenbuch ein. 

Können Unberechtigte mit der verlorenen Karte mein Kind in der Kita abholen? 

Nein. Kinder werden weiterhin nur an Abholberechtigte übergeben. Die von Ihnen erteilten Dauervollmachten werden, wie bisher, immer von der pädagogischen Fachkraft der Kita geprüft. 

Was ist mit den Familien der Gleinaer Straße?

Die Kita Gleinaer Straße wird perspektivisch auch das elektronische Zeiterfassungssystem einführen. Ein genauer Zeitpunkt steht noch nicht fest. Dieser wird Ihnen mitgeteilt, sobald die Planungen soweit sind.

Was bringt die Einführung des Zeiterfassungssystems?

  • zeitliche Entlastung der pädagogischen Fachkräfte / Rezeptionsdienste
  • mehr Zeit für die Betreuung Ihrer Kinder
  • eindeutige und sichere Erfassung der Anwesenheit
  • Kontrolle von Betreuungszeitüberziehungen
  • mehr Übersichtlichkeit über die Anwesenheit

 

Für die Beantwortung von noch entstehenden Fragen stehen wir Ihnen als Leitungsteam gerne zur Verfügung

Mit freundlichen Grüßen

Mandy Langer & Iris Vath & Dana Freitag
Ihre Kita-Leitung

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